Wer einen externen Datenschutzbeauftragten (DSB) bestellt, will vor allem drei Dinge: Rechtssicherheit, planbare Kosten und spürbar weniger Aufwand im Alltag. Doch was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter wirklich? Und warum unterscheiden sich Angebote teils so stark?
In diesem Beitrag bekommst du einen klaren Überblick über typische Preisfaktoren, gängige Preismodelle und woran du erkennst, ob das Preis-Leistungs-Verhältnis wirklich passt.
Die monatlichen Kosten hängen stark vom Leistungsumfang ab. Am Markt findest du grob drei Preisbereiche:
Basis/Bestellung & schlanke Betreuung: häufig ab ca. 100–150 € monatlich
Standardpakete für KMU: oft im mittleren dreistelligen Bereich pro Monat
Umfangreiche Betreuung (mehr Standorte, viele Prozesse, besondere Daten): kann entsprechend höher ausfallen
Wichtig: „Günstig“ ist nur dann günstig, wenn die Leistung wirklich zu deinem Unternehmen passt – sonst wird es später teuer (Nacharbeit, Projektkosten, Fristenstress, Risiken).
Je mehr Mitarbeitende, desto mehr Prozesse, Zugriffe, Systeme, Schulungsbedarf und Anfragen (z. B. von Betroffenen).
Wie viele Bereiche verarbeiten personenbezogene Daten? (Kunden, Bewerber, Mitarbeiter, Newsletter, Tracking, CRM, Support, Lieferanten usw.)
Gesundheitsdaten, umfangreiches Tracking, Videoüberwachung, Scoring, systematische Überwachung oder andere risikoreiche Verarbeitungen erhöhen den Aufwand.
Je komplexer die Systeme (Cloud, viele SaaS-Tools, Schnittstellen), desto mehr Prüfung, Dokumentation und Abstimmung braucht es.
„Wir melden uns irgendwann“ vs. direkter Ansprechpartner, klare SLAs, schnelle Hilfe bei Datenschutzvorfällen – das ist ein echter Preishebel.
Du zahlst einen festen Betrag und erhältst definierte Leistungen: Betreuung, Dokumentation, Beratung, Audits, Support, ggf. Schulungen.
Vorteil: sehr gut planbar.
Achte darauf: Was ist wirklich enthalten – und was kostet extra?
Passt gut bei schwankendem Bedarf oder wenn du zunächst nur punktuelle Unterstützung willst.
Vorteil: flexibel.
Nachteil: weniger kalkulierbar, wenn viel anfällt (z. B. neue Tools, Projekte, Vorfälle).
Gerade am Anfang kann ein initiales Audit oder eine Erstimplementierung sinnvoll sein – danach läuft es in einem festen Monatsmodell weiter.
Ein interner DSB klingt oft erstmal „kostenlos“, ist es aber selten:
Ausbildung/Weiterbildung
Arbeitszeit (Freistellung)
Know-how-Risiko bei Ausfall/Wechsel
organisatorischer Aufwand und interne Abstimmung
Ein externer DSB bringt dagegen häufig Erfahrung, eingespielte Prozesse, Spezialisierung und planbare Pauschalen – und du musst keine eigene Datenschutzabteilung aufbauen.
Ein starkes Preis-Leistungs-Verhältnis erkennst du daran, dass nicht nur die Bestellung auf dem Papier passiert, sondern dass du wirklich im Alltag entlastet wirst – z. B. durch:
zertifizierte Ansprechpartner
laufende Pflege deiner Datenschutz-Dokumentation
Unterstützung bei Betroffenenanfragen & Behördenkommunikation
Website-Checks und Aktualisierung relevanter Datenschutzhinweise
Mitarbeiterschulungen und praxisnahe Umsetzung
Beispiel aus dem Prospert-Modell: Für Unternehmen mit 51–100 Mitarbeitenden liegt ein Paket bei 199 € netto/Monat; zusätzliche Mitarbeitendenpakete können flexibel ergänzt werden (z. B. je weitere 50 Mitarbeitende). (Die genaue Einordnung hängt natürlich vom konkreten Bedarf ab.)
Meist: Bestellung als externer DSB, Beratung, Unterstützung bei Dokumentation, Vorlagen/Tools, Schulungen und Ansprechpartner-Support. Unterschiede gibt es vor allem bei Audits, Website-Checks, Vertragsprüfung und Projektbegleitung.
Das kommt auf den Anbieter an. Achte besonders auf: Setup-Gebühren, Zusatzkosten für Schulungen, Vorfälle (Data Breach), Anfragen der Behörde oder zusätzliche Standorte.
Viele Verträge haben Mindestlaufzeiten. Das ist nicht per se schlecht, solange Leistung, Umfang und Support sauber definiert sind.
Sobald Datenschutz nicht mehr „nebenbei“ funktioniert: mehrere Tools, mehrere Mitarbeitende, regelmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten, Online-Marketing/Tracking oder sobald du bestellpflichtig bist.
