Die Auftragsverarbeitung, früher als Auftragsdatenverarbeitung bekannt, bezeichnet die Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen externen Dienstleister im Auftrag eines Unternehmens. Dieser Dienstleister, der Auftragsverarbeiter genannt wird, handelt dabei gemäß den Weisungen des Unternehmens. Typische Beispiele hierfür sind die Lohnabrechnung durch externe Dienstleister oder Callcenter.
Wann also braucht man einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist gemäß Artikel 28 Absatz 3 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erforderlich, um die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu regeln. Dieser Vertrag schafft Klarheit über die Befugnisse, Weisungen, den Gegenstand und Zweck der Verarbeitung sowie die Rechte und Pflichten beider Parteien. Er bietet Unternehmen Sicherheit, da im Falle eines Datenschutzverstoßes die Verantwortung klar festgelegt ist.
Es ist wichtig, die Auftragsverarbeitung von anderen Situationen wie der gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Artikel 26 DSGVO zu unterscheiden. Während bei der Auftragsverarbeitung der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers handelt, teilen sich bei der gemeinsamen Verantwortlichkeit zwei oder mehrere Parteien die Verantwortung für die Datenverarbeitung. Eine klare Abgrenzung ist essenziell, um die richtigen rechtlichen Schritte einzuleiten.
Die Frage, ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag notwendig ist, lässt sich nicht immer leicht beantworten und hängt unter Umständen von der Weisungsgebundenheit des Dienstleisters ab. Je stärker der Dienstleister an Weisungen gebunden ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass ein AVV erforderlich ist. Auch für die Verwendung bestimmter Dienste wie Google Analytics ist ein AVV erforderlich, da hier Datenübertragungen stattfinden. Es ist jedoch zu beachten, dass Dienstleistungen wie Steuerberatung oder Rechtsberatung nicht unter die Auftragsverarbeitung fallen, sondern als fremde Fachleistungen betrachtet werden.
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Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist ein essenzielles Instrument, um die Verarbeitung personenbezogener Daten zwischen Unternehmen und externen Dienstleistern zu regeln. Er schafft Klarheit über die Verantwortlichkeiten und Pflichten und gewährleistet somit einen rechtssicheren Umgang mit sensiblen Daten. Durch eine klare Abgrenzung von anderen rechtlichen Fallgestaltungen und die Berücksichtigung der DSGVO-konformen Bestandteile eines AVV können Unternehmen Datenschutzverstöße vermeiden und das Vertrauen ihrer Kunden stärken.
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