Vereine sind fester Bestandteil der deutschen Gesellschaft und können verschiedene Rechtsformen annehmen, darunter eingetragene Vereine (e.V.), nicht eingetragene Vereine und rechtsfähige wirtschaftliche Vereine. Unabhängig von der Form unterliegen alle Vereine den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), da sie personenbezogene Daten verarbeiten. Schnell stellen sich die Fragen, wann ein Verein verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und was ein Datenschutzbeauftragter im Verein zu tun hat.
Die DSGVO gilt grundsätzlich für alle Stellen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Dies betrifft auch Vereine, da sie Mitgliederdaten und andere personenbezogene Informationen verwalten. Die Datenschutzbestimmungen sind für Vereine relevant, unabhängig davon, ob es sich um Sportvereine, gemeinnützige Organisationen oder andere Zusammenschlüsse handelt.
Gemäß Artikel 37 der DSGVO muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden, wenn die Haupttätigkeit des Vereins oder des Auftragsverarbeiters in der umfangreichen, regelmäßigen und systematischen Überwachung von betroffenen Personen besteht oder wenn besonders schützenswerte Kategorien von Daten verarbeitet werden. Darüber hinaus muss ein Verein einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn er in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt.
Es gibt keine festgelegte Form für die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, aber es wird empfohlen, die Benennung zu dokumentieren. Dies kann beispielsweise durch eine Bestellungsurkunde geschehen, in der die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten kurz beschrieben werden. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen öffentlich gemacht und der zuständigen Aufsichtsbehörde mitgeteilt werden.
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Jeder, der das erforderliche Fachwissen im Bereich Datenschutzrecht und -praxis besitzt, kann Datenschutzbeauftragter in einem Verein werden. Dabei sollte das Fachwissen auf den konkreten Verarbeitungsvorgängen und dem erforderlichen Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten basieren. Der Datenschutzbeauftragte sollte unabhängig sein, daher ist es nicht erlaubt, Personen mit leitenden Funktionen im Verein zu benennen. Es ist jedoch nicht notwendig, dass der Datenschutzbeauftragte Mitglied des Vereins ist; auch externe Personen sind zulässig.
Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten im Verein umfassen die Beratung über die Pflichten nach der DSGVO, die Überwachung der Einhaltung dieser Pflichten sowie Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter in Datenschutzangelegenheiten. Zu den typischen Tätigkeiten, bei denen der Datenschutzbeauftragte eingebunden werden sollte, gehören die Mitgliederverwaltung, die Daten von Angestellten, die Website des Vereins, Anschreiben und die Durchführung von Wettbewerben.
Vereine können sich für einen internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten entscheiden. Die Kosten können auf den ersten Blick für einen externen Datenschutzbeauftragten höher erscheinen, bieten jedoch den Vorteil des bereits vorhandenen Fachwissens. Interne Datenschutzbeauftragte erfordern oft Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, die zusätzliche Kosten verursachen können.
Die Datenschutzanforderungen gelten auch für Vereine, und die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten kann notwendig sein. Die Umsetzung kann für Vereine, insbesondere solche mit ehrenamtlichen Mitarbeitern, eine Herausforderung darstellen. Ein Datenschutzbeauftragter, ob intern oder extern, kann dazu beitragen, den Verein bei der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu unterstützen und sensibilisierte Mitarbeiter zu gewährleisten.
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